De systemen van Service for Publishers sturen iedere dag vele emails uit namens verschillende uitgevers. Als je een email uitstuurt namens iemand anders dan kun je gezien worden als spam. Terecht. Maar een mail met aanlevergegevens voor een advertentie is natuurlijk geen spam.
Phishing
Eigenlijk moet ik hier praten over phishing, omdat dat de reden is dat de spamfilters steeds strenger worden. Phishing (vissen) is het hengelen naar gegevens. Dit gebeurt door een keurig opgemaakte mail met logo te sturen, bijvoorbeeld namens de bank, met daarin een link naar een fake website van die bank. Op die site vul je vervolgens je logingegevens in, waarmee je op dat moment natuurlijk niet verder komt, maar waarmee de websitebeheerder jouw bank kan leeghalen.
Nu kun je als gebruiker heel goed zien of een mail gezond is of niet, maar het vergt wel een minimale aandacht alvorens je ergens op klikt. Omdat dat nog weleens fout gaat, doen grote providers er tegenwoordig van alles aan om hun klanten tegen phishing te beschermen. Als er wordt getwijfeld over de inhoud van een mail, dan plaatst men de mail in de spambox. Op zich is daar best iets voor te zeggen, ware het niet dat de meeste IT’ers digitaal het verschil niet kunnen maken tussen legitieme mail en phishing mail. Om die reden kan dus ook volkomen correct gestelde en van een 100% betrouwbare server afkomstige email als spam worden beoordeeld. Het betekent dat je als gebruiker tegenwoordig dus dagelijks je spambox moet checken, wat natuurlijk helemaal niet zou moeten hoeven.
Mail-tester.com
In de loop der tijd zijn de normen steeds strenger geworden. Als verzender van email probeer je steeds aan deze nieuwe eisen te voldoen. Daar zijn wat eenvoudige hulpmiddelen voor. Zo maken wij graag gebruik van Mail-tester.com als testsite en Gmail als dagelijks controlemiddel. Google is absoluut niet de favoriete provider, maar heeft wel het voordeel dat het de laatste technieken gebruikt. Kom je door die poortwachter, dan doe je het best goed.
Je mag dan verwachten dat als je 10/10 bij Mail-tester scoort en door Gmail als legitiem wordt gezien, je ook bij Microsoft, KPN en andere (grote) providers gelijk wordt behandeld. Maar dat is dus niet het geval. Doordat ieder bedrijf haar eigen(wijze) IT-ers heeft die ook graag belangrijk willen zijn, kan het dus voorkomen dat wat voor de een 100% betrouwbaar is, bij de ander als spam wordt gezien.
Tegenstrijdige problemen
Nu kunnen we best onzichtbaar in de header zo’n link gaan meegegeven. Als je dat doet, dan krijg je enerzijds een mooie 100% groen-score bij Mail-tester, maar… Microsoft ziet je mail dan juist als spam! Immers, tenminste dat is het vermoeden, hebben enkel nieuwsbrieven een uitschrijflink, dus mail met uitschrijflink van onbekende afzender is spam. Zoiets moet hier de achterliggende gedachte zijn.
KPN + Outlook
KPN was enige weken helemaal een apart verhaal geworden – medio 2019 -, tegelijkertijd zou het goed mogelijk kunnen zijn dat meer providers hier mee te maken krijgen of gaan krijgen. KPN maakt namelijk gebruik van een extern bedrijf dat haar spamfilters beheert. Dit bedrijf beoordeelt vervolgens de mail en plaatst dit of in de inbox, of in de spambak. Het is al vervelend als legitieme mail in je spambox terecht komt, het betekent namelijk dat je die ook actief in de gaten moet gaan houden, maar er ontstaat ronduit een probleem als deze mailbox niet synchroniseert met de mailbox van het mailprogramma dat je gebruikt. Dit kwam voor in de combinatie met Outlook. Om te controleren of jouw provider dit probleem ook heeft, dien je de spambox uit je mailprogramma te vergelijken met de spambox van de provider. In dit geval kijk je op https://webmail.kpnmail.nl, maar het ziet ernaar uit dat dit probleem inmiddels is onderkend en is opgelost.
Microsoft
Het aantal jaren van mijn leven dat Microsoft me al heeft gekost, tel ik niet meer. Door wat ze daar in al hun wijsheid besluiten komt mail de ene keer wel aan, de andere keer niet. Of het dan te maken heeft met beleid of met nog meer nieuwe instellingen binnen hun email-clients, het is vaak totaal onduidelijk. In de regel betekent dit even aanzien voordat een oordeel kan worden gegeven.
Oplossing
Gelukkig maken maar relatief weinig bedrijven gebruik van een grote partij als KPN. Microsoft wordt ivm haar Outlook helaas meer ingezet. En uiteindelijk zijn alle problemen wel te ondervangen. Zo bleek de oplossing voor KPN dat als je alle links in de mail onklaar maakt, je wel door de selectie komt. Echter, zo’n oplossing is helaas onbruikbaar voor het doel een link te sturen om een bestand te uploaden. Het valt dus af voor aanlevergegevens.
De enige oplossing welke – tot nu toe – bij alle providers wordt geaccepteerd is een kale uitgeklede mail. Dus geen leuk opgemaakt geheel, geen logo erbij en minder overzichtelijk. Om aanlevergegevens dus altijd aan te laten komen biedt Zezar de mogelijkheid om per contactpersoon aan te geven welke mail gestuurd mag worden: een mooie aangeklede mail, of een naakt vodje. Of beide.
Conclusie
Al met al is het als kleine mail-verzender continu opboksen tegen de grillen van de grote jongens. Een instelling hier, een wijziging daar, en volstrekt legitieme mail komt niet meer aan. Een oplossing wordt na veel testen uiteindelijk wel gevonden, maar handiger zou het natuurlijk zijn als alle providers dezelfde standaarden en normen zouden hanteren. Waarom dat maar niet lijkt te kunnen is ons overigens een raadsel.